Comment fonctionne l’indemnité de télétravail en 2023 ?

Mon guide pas à pas pour TOUT comprendre en 2023
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Découvre les informations essentielles sur les indemnités de télétravail, y compris les règles, les montants et les avantages pour les employés.

Obtiens des conseils pratiques pour mettre en place une politique d’indemnisation équitable et découvre comment votre entreprise peut soutenir efficacement les télétravailleurs.

Rappel ⚠️
Une indemnité télétravail est une somme versée aux salariés effectuant des jours en télétravail.

Le télétravail engendre des coûts pour le salarié (Internet, téléphone, achat de matériels…) et le remboursement de ces sommes engagées par le salarié est désormais très encadré.

Illustration d'employé travaillant à domicile avec une indemnité de télétravail

Règles et obligations liées aux indemnités de télétravail:

Je vais essayer de vous résumer simplement l’évolution du contexte juridique des indemnisations des frais de télétravail.

Jusqu’en 2017, l’employeur avait l’obligation de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Mais cette disposition a été supprimée du Code du travail 🙂
La loi ne prévoyait donc plus d’obligation expresse d’indemnisation.
Mais cela n’implique toutefois pas que le salarié doit supporter la charge de toutes les dépenses liées au télétravail. 

Il faut savoir que déjà, pour les entreprises adhérentes au Medef, à la CGPME (Confédération des petites et moyennes entreprises) et à l’U2P (Union des entreprises de proximité) le remboursement des frais de télétravail est toujours dans le cadre de l’accord national interprofessionnel de 2005.

Très clairement, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, qu’il soit dans un bureau ou chez lui.

Si le télétravail engendre des frais aux salariés, ce n’est pas à eux de les assumer 🙂

L’indemnité de télétravail : Un pont entre le bureau et la maison

L’essence de l’indemnité

L’indemnité de télétravail n’est pas qu’une simple compensation financière. Elle symbolise la reconnaissance de l’entreprise envers ses salariés qui adaptent leur espace personnel pour les besoins professionnels, engendrant des frais souvent sous-estimés.

Le devoir de l’employeur : Au-delà de la simple obligation

Si la loi encadre les droits des télétravailleurs, l’employeur se doit d’aller au-delà. Il s’agit d’une question de responsabilité, mais aussi de bien-être et de motivation des salariés.

Les coulisses du versement : Comment tout cela fonctionne-t-il ? Les deux visages du remboursement

L’employeur a le choix entre deux méthodes : un remboursement forfaitaire simplifié ou un remboursement basé sur les frais réels. Chaque option a ses avantages et ses inconvénients, et le choix dépend souvent de la taille de l’entreprise et de sa culture.

La mise en place de l’indemnité nécessite une communication transparente entre l’employeur et le salarié. Il est essentiel de définir clairement les attentes, les montants et les modalités de versement.

Bien que la détermination du montant puisse être libre, elle doit rester équitable et refléter les frais réellement engagés par le salarié. Les conventions collectives peuvent également jouer un rôle déterminant.

Les avantages cachés de l’indemnité : Exonérations et bénéfices

L’indemnité de télétravail offre des avantages fiscaux non négligeables. Cependant, pour en bénéficier, il est crucial de respecter certains plafonds et conditions.

Au-delà des exonérations, l’indemnité de télétravail peut apporter d’autres bénéfices, comme une meilleure motivation des salariés ou une optimisation des coûts pour l’entreprise.

L’indemnité de télétravail n’est pas qu’une question financière. Elle représente une évolution majeure dans notre conception du travail, un pas vers un futur plus flexible, plus humain et plus respectueux des besoins individuels.

indemnité télétravail

Indemnité télétravail : quelle obligation en 2023 ?

Depuis Novembre 2020, les directives sont beaucoup plus claires avec l’article 3.1.5 des Accord national interprofessionnel (ANI).

“Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.

L’employeur doit donc prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail et peut le faire sous deux formats :
– un remboursement de frais réels 
– une indemnité télétravail forfaitaire

Le format remboursement des frais réels de télétravail

Concernant les frais réels pris en charge, L’URSSAF met à disposition un tableau sur son site permettant l’évaluation des frais.

Dans cette liste, on trouve : 
– Les frais fixes (loyers, taxe d’habitation, taxe foncière, assurance habitation)
– Les frais variables (électricité, chauffage, climatisation)
– Les dépenses liées à l’acquisition du mobilier, d’un bureau, d’une chaise ergonomique, lampe, meuble de rangement. … 
– Les frais liés à l’adaptation du local (conformité électrique, installation de prise)
– Tout ce qui est matériel informatique bien sur (ordinateur, imprimante, …)
– Les consommables (papier, cartouche)
– Les frais de connexion (téléphone, internet) 

Certains frais peuvent être remboursés à 100%, d’autres sont en fonction de la taille du logement et de la place dédiée au travail, et d’autres sont limités à 50 % de la dépense réelle.

Tous les remboursements sont à effectuer uniquement sur justificatifs (facture).

Indemnité télétravail 2023

Indemnité télétravail forfaitaire : comment et quand la verser

Cette dernière option est la plus répandue dans les entreprises.
Surtout depuis fin 2019 avec la mise en place d’un barème visant à simplifier, pour les entreprises, le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés en télétravail.

La somme est exonérée de charges sociales dans la limite globale de 10 euros par mois si le salarié effectue une journée de télétravail par semaine, limite de 20 euros par mois pour un salarié qui télétravaille deux jours par semaine ; 30 euros par mois pour trois jours télétravaillé par semaine, etc. 

Si ces limites sont respectées ( 2,5 euros par jour de télétravail), il n’est donc plus nécessaire pour le salarié de fournir à son entreprise des justificatifs de frais.

L’employeur choisit donc de verser une indemnité inférieure ou égale à ce montant, la loi ne lui impose aucun montant. Par contre si l’indemnité versée est supérieure au 2,5 euros par jour de télétravail, les justificatifs redeviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération de charges sociales.

Chaque mois sur son bulletin de paie ou dans l’attestation fiscale annuelle, le salarié peut s’assurer le montant de l’indemnité reçue.

Remboursement de frais réels ou indemnité forfaitaire, que choisir ?

En fonction de la taille de votre équipe, le choix de l’indemnité télétravail forfaitaire peut s’avérer le plus simple.

En revanche, on peut s’interroger sur le montant versé par rapport au montant réellement engagé par les salariés, par exemple 50€/mois pour un salarié en 100% télétravail.

Si vous choisissez le remboursement des frais réels, cela peut être un vrai plus perçu par vos salariés comme un complément de salaire non imposable et non soumis à cotisation. Ce qui peut être aussi très positif (et légal tant que le remboursement s’appuie sur des justificatifs).
Par contre, attention à la charge administrative que répresente la récupération chaque mois ces factures et d’effectuer les remboursements 🙂

Dans un cas comme dans l’autre, il est indispensable de préciser les modalités dans votre charte télétravail.

N’indiquez jamais que vous ne prenez aucuns frais en compte et que tout est à la charge de votre salarié. Vous seriez dans l’illégalité.

frais facture indemnité télétravail

On oublie pas s’il vous plait les frais de repas et de transport

Même si votre salarié est en télétravail, il conserve ses droits acquis et ses avantages comme un salarié “classique” au bureau.

Donc les tickets restaurant restent acquis : on ne supprime pas les tickets restaurant aux télétravailleurs et de la même façon, le remboursement des frais de transport n’est pas remis en question.

Si votre salarié télétravail à 100% et ne se déplace plus, bien-sur, les frais de transport ne sont plus à prendre en charge. Mais s’il se déplace pour voir des clients ou venir au bureau, il peut toujours prétendre au remboursement de 50% de ses frais de transports.

En résumé, la question des indemnités télétravail est complexe, car elle va dépendre de chaque entreprise et de sa maturité sur la question du télétravail. 

Le télétravail est choisi, mis en place dans l’entreprise et donc doit pris en charge.

Pour le salarié, c’est également une preuve de considération de son employeur.

Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à utiliser les commentaires : je serai ravie de répondre d’échanger avec vous au sujet des indemnités télétravail.

Aller plus loin

Découvre mon épisode dédié aux indemnités télétravail

Vos questions / Mes réponses

Quelles sont les dépenses éligibles pour les indemnités de télétravail ?

Les dépenses éligibles pour les indemnités de télétravail comprennent généralement les coûts liés aux équipements de bureau, tels que l’achat d’un ordinateur portable, d’un bureau ergonomique ou de logiciels professionnels nécessaires pour effectuer votre travail à domicile. De plus, les frais supplémentaires liés aux services Internet, à l’électricité et au chauffage peuvent également être pris en compte. Toutefois, il est important de vérifier les politiques spécifiques de votre entreprise pour connaître les dépenses éligibles et les procédures de remboursement.

Quelle est la procédure pour demander une indemnité de télétravail ?

La procédure pour demander une indemnité de télétravail varie selon les entreprises. Généralement, vous devrez soumettre une demande officielle à votre service des ressources humaines ou à votre responsable. Assurez-vous de fournir tous les détails nécessaires, y compris les dépenses encourues et les justificatifs correspondants. Veillez à respecter les délais de demande spécifiés par votre entreprise. Une fois votre demande soumise, elle sera évaluée et traitée conformément aux politiques internes. Si votre demande est approuvée, vous recevrez les informations concernant le remboursement ou la méthode d’indemnisation prévue par votre entreprise. »

Quelles sont les conditions pour bénéficier des indemnités de télétravail ?

Pour bénéficier des indemnités de télétravail, certaines conditions doivent être remplies. Tout d’abord, il est important de vérifier la politique de l’entreprise concernant le télétravail et les indemnités associées. En général, les employés doivent travailler à distance de manière régulière et prévue dans leur contrat de travail. De plus, il peut y avoir des critères spécifiques, tels que l’obligation de résider à une certaine distance du lieu de travail habituel ou de posséder un équipement adéquat pour travailler à domicile. Il est recommandé de se référer aux lignes directrices internes de l’entreprise ou de consulter le service des ressources humaines pour obtenir des informations précises sur les conditions d’admissibilité aux indemnités de télétravail.

Quels sont les avantages des indemnités de télétravail pour les employés ?

Les indemnités de télétravail offrent de nombreux avantages aux employés. Tout d’abord, elles contribuent à compenser les coûts supplémentaires liés au travail à domicile, tels que les frais de connexion Internet, d’électricité ou d’achat d’équipements ergonomiques. De plus, les indemnités de télétravail renforcent le sentiment de reconnaissance et de valorisation des employés, améliorant ainsi leur bien-être financier. Elles favorisent également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, en permettant aux employés de mieux concilier leurs responsabilités professionnelles et leurs engagements personnels. Enfin, les indemnités de télétravail peuvent contribuer à accroître la motivation et la productivité des employés en leur offrant un environnement de travail confortable et propice à la concentration.

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