Mes 5 étapes concrètes pour mettre en place un télétravail serein

Permettre le télétravail dans son entreprise n’est une décision toujours facile. Par où commencer ? Comment s’assurer que ses collaborateurs ne se sentent pas isolés ? Va-t-on réussir à continuer à communiquer et à faire avancer efficacement le travail ? 

Il y a 6 ans lorsque j’ai mis en place le télétravail dans mon entreprise je me suis posé les mêmes questions et sauter le pas n’a pas été facile. Notamment définir quelles étaient les étapes pour m’assurer de le faire en douceur et d’une façon efficace.

Aujourd’hui, je vous partage mes 5 étapes qui m’ont permis de mettre en place un télétravail serein. 

1 – Cadrer le télétravail

Une première étape dont vous avez surement déjà entendu parler, notamment si vous suivez mon podcast, car c’est LE sujet que j’affectionne le plus : la charte télétravail !

Avant de lancer un projet tel que la mise en place du télétravail, il est toujours conseillé de prendre le temps de :

  • se poser les bonnes questions : quelles sont les obligations, les craintes, les besoins,
  • échanger avec tous les participants : votre CSE, vos salariés,
  • fixer les règles communes à tous, connues et comprises.

La charte télétravail formalise ces points, ainsi que beaucoup d’autres essentiels à la réussite du télétravail.  Elle donne à chaque salarié les règles du télétravail dans l’entreprise : fini le cas par cas, le favoritisme, ou les conflits liés au manque d’informations.

Composée d’articles obligatoires et d’autres facultatifs, vous pouvez rédigé seul votre charte, avec l’aide de votre CSE, ou accompagné d’un avocat spécialisé ou d’un consultant.

Votre charte doit comporter les points suivants (en plus des points obligatoires) :

  • qui est éligible au télétravail ?
  • comment demande-t-on le télétravail ?
  • quels sont les critères de retour en arrière (sans télétravail)
  • quels lieux sont autorisés ?
  • quelles sont les règles d’utilisation du matériel de l’entreprise ?
  • quels frais sont pris en charge
  • comment suit-on la charge de travail, 
  • quels sont les horaires et les plages horaires de disponibilité 

Vous pouvez retrouver un exemple de charte télétravail pour vous en inspirer dans l’article dédié .

2 – Sécuriser le télétravail

Très important dans la mise en place du télétravail, la sécurisation de vos données, du matériel et avant tout de votre salarié.

Mettez en place une charte informatique pour rappeler à vos salariés ce qui est conseillé en termes de sécurité informatique, la méthode d’accès aux données surtout ce qui est autorisé ou non avec les ordinateurs de l’entreprise à domicile.

En tant qu’employeur, vous avez aussi l’obligation d’assurer la sécurité de vos salariés et cela même quand ils sont à leurs domiciles (ou dans un espace de coworking). 

Sensibilisez vos équipes sur les risques liés au télétravail, (on ne travaille pas sur un canapé, assis sur son lit ….). 

Distribuez un fascicule qui reprend les bonnes pratiques du travail à domicile tels que :

Demandez-leur une attestation d’assurance habitation couvrant le matériel professionnel et vérifiez la conformité de leur logement avec la pratique du travail.

3 – Organiser le télétravail

Un télétravail efficace s’organise, tant au niveau de la communication qu’au niveau des tâches.

Pour la communication, on met en place les outils adaptés : on évite les mails pour les échanges directs quotidiens.

Privilégiez les outils de communication synchrone/asynchrone tel que Slack, ou Team ou en visioconférences comme Skype ou Zoom.

Pour l’organisation et le suivi de leur travail, choisissez des outils qui permettent à vos équipes de connaître les tâches à effectuer même en l’absence des managers. 

Profitez de ces mêmes outils mis à jour par vos équipes pour suivre à distance l’avancement des priorités.

4 – Former vos équipes au télétravail

Pour bien mettre en place le télétravail, être correctement formé est important. 

Le télétravail fait évoluer notre communication, notre organisation, nos outils : il faut donc prendre le temps de faire monter en compétences nos collaborateurs.

Manager à distance, bien s’organiser ou gagner en autonomie, les responsabilités de l’employeur, le cadre juridique… sont autant de sujets sur lesquels il sera important d’être accompagné et de faire évoluer ses connaissances.

5 – Faire régulièrement un bilan

Il est rare de réussir un changement du premier coup et la mise en place du télétravail bien organisé nécessite d’itérer.

Organisez régulièrement des points avec vos équipes pour savoir ce qui se passe bien et moins bien et donc les points d’organisation à faire évoluer. 

Définissez une période d’essai, par exemple trois mois, et une liste de critères objectifs qui vous permettront de juger si votre organisation avance dans la bonne direction.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *