Frais télétravail : comment ça marche en 2022 

En 2022, la question des frais télétravail semble toujours complexe pour réussir à savoir pour les dirigeants si on doit prendre en charge les frais de nos salariés en télétravail ou pas avec les multiples textes applicables et contradictoires.

On n’y comprend rien ou presque.

De mon côté, pour comprendre et mettre en place les bonnes choses dans mon agence il y a quelques années, nous sommes passés par une avocate spécialisée. C’est clairement toujours la meilleure façon, quand on a des doutes par rapport à une situation, c’est d’être conseillé par les personnes dont c’est le métier.

Donc je recommande toujours aux dirigeants que je suis de faire appel à un avocat de temps en temps pour un petit audit de ce que nous avons mis en place pour nous assurer que nous avons bien interprété les textes de loi et que l’entreprise ne court aucun risque et que tout est bien carré pour les salariés.

En tout cas, Je peux t’expliquer ce que j’en ai retenu à titre indicatif depuis la mise en place du télétravail dans mon agence, et de mes retours d’expériences par rapport à mes clients que j’ai accompagné selon leur situation comme un télétravail à 100%, ou des hybrides.

Le contexte juridique

Jusqu’en 2017, l’employeur avait l’obligation de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. C’était clair et net.

Mais cette disposition a été supprimée du Code du travail 🙂  La loi ne prévoyait donc plus d’obligation expresse d’indemnisation.

Mais cela n’implique pas que le salarié doit supporter la charge de toutes les dépenses liées au télétravail. Ça serait trop facile et aussi injuste pour le salarié.

Il faut savoir que déjà, pour les entreprises adhérentes au Medef, à la CGPME (Confédération des petites et moyennes entreprises) et à l’U2P (Union des entreprises de proximité) le remboursement des frais de télétravail est toujours dans le cadre de l’accord national interprofessionnel de 2005.

Très clairement, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, qu’il soit dans un bureau ou chez lui.

Depuis Novembre 2020, les directives sont beaucoup plus claires avec l’article 3.1.5 des Accords national interprofessionnel (ANI).

“Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. À ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.

Pourtant, en pleine crise Covid, dans les questions réponses sur le site du ministère du Travail.

À la question « Mon employeur doit-il m’indemniser ? », la réponse apportée ne laisse aucun doute. « NON. L’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit. Les droits habituels en matière de restauration sont maintenus (titres restaurant, primes de repas, etc.) ».

Et voila, patatra on y comprend plus rien

Ce contenu a été depuis supprimé et entre-temps notre Première Ministre à l’époque ministre du Travail, Elisabeth Borne, en février 2021 a déclaré…

En tout cas la règle est claire : le télétravail ne doit pas représenter un coût pour le salarié.

Les frais générés doivent être pris en charge par l’employeur selon des modalités discutées au sein de chaque entreprise, avec les représentants des salariés.

ça va ? Vous arrivez à suivre ?

Avec tous ces textes, la règle la plus simple si votre entreprise met en place un télétravail régulier pour être sûr d’appliquer les bonnes règles, c’est de mettre en place les indemnités télétravail.

En plus, cela montre à vos équipes que le télétravail est aussi un choix de l’entreprise, et pas uniquement par ce qu’elles n’ont pas le choix ou pour attirer / fidéliser ses salariés. Et que ce choix est assumé financièrement.

les indemnités télétravail.

Le remboursement des frais est très encadré et on ne peut pas faire comme on veut, à la tête du client.

L’employeur peut le faire sous deux formats :

– Un remboursement de frais réels

– Une indemnité télétravail forfaitaire

Concernant les frais pris en charge, L’URSSAF met à disposition un tableau sur son site permettant l’évaluation des frais.

Dans cette liste, on trouve :

– Les frais fixes (loyers, taxe d’habitation, taxe foncière, assurance habitation)

– Les frais variables (électricité, chauffage, climatisation)

– Les dépenses liées à l’acquisition du mobilier, d’un bureau, d’une chaise ergonomique, lampe, meuble de rangement. …

– Les frais liés à l’adaptation du local (conformité électrique, installation de prise)

– Tout ce qui est matériel informatique bien sûr (ordinateur, imprimante, …)

– Les consommables (papier, cartouche)

– Les frais de connexion (téléphone, internet)

Certains frais peuvent être remboursés à 100%, d’autres sont en fonction de la taille du logement et de la place dédiée au travail, et d’autres sont limités à 50 % de la dépense réelle.

Par exemple si l’espace de travail représente 10% du logement, on peut indemniser à hauteur de 10% du loyer.

Si vous partez sur les frais réels, solutions que j’ai choisies, rappelez-vous que les remboursements sont à effectuer uniquement sur justificatifs (facture). Ce qui peut engendrer un gros travail de suivi administratif.

L’avantage est qu’un salarié vivant dans un petit appartement aura plus d’indemnités qu’un salarié vivant dans une maison puisqu’une partie des charges est liée à la superficie.

Et de la même façon, une personne vivant dans une ville aura plus d’indemnités qu’une personne dans la campagne car le prix du loyer sera plus élevé pour un % de prise en charge équivalente.

Le plus simple, et c’est ce que je vous recommande, pour être sûr d’avoir une équité entre les salariés et vous épargniez des calculs par personne en fonction des logements etc, c’est de mettre en place une indemnité télétravail forfaitaire.

Cette option est la plus répandue dans les entreprises surtout depuis fin 2019 avec la mise en place d’un barème visant à simplifier le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés en télétravail.

La somme est exonérée de charges sociales dans la limite globale de 10 euros par mois si le salarié effectue une journée de télétravail par semaine, limite de 20 euros par mois pour un salarié qui télétravaille deux jours par semaine ; 30 euros par mois pour trois jours télétravaillés par semaine, etc.

Si ces limites sont respectées ( 2,5 euros par jour de télétravail), il n’est donc plus nécessaire pour le salarié de fournir à son entreprise des justificatifs de frais.

L’employeur choisit donc de verser une indemnité inférieure ou égale à ce montant, la loi ne lui impose aucun montant.

Par contre si l’indemnité versée est supérieure aux 2,5 euros par jour de télétravail, les justificatifs redeviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération de charges sociales.

Chaque mois sur son bulletin de paie ou dans l’attestation fiscale annuelle, le salarié peut s’assurer du montant de l’indemnité reçue.

En fonction de la taille de votre équipe, le choix de l’indemnité télétravail forfaitaire peut s’avérer le plus simple.

En revanche, on peut s’interroger sur le montant versé par rapport au montant réellement engagé par les salariés, par exemple 50€/mois pour un salarié en 100% télétravail.

Si vous choisissez le remboursement des frais réels, cela peut être un vrai plus perçu par vos salariés comme un complément de salaire non imposable et non soumis à cotisation. Ce qui peut être aussi très positif (et légal tant que le remboursement s’appuie sur des justificatifs). Par contre, attention à la charge administrative encore une fois que représente la récupération chaque mois ces factures et d’effectuer les remboursements. 🙂

Dans un cas comme dans l’autre, il est indispensable de préciser les modalités dans votre charte télétravail (et oui du coup d’avoir aussi mis en place une charte télétravail).

N’indiquez jamais que vous ne prenez aucuns frais en compte et que tout est à la charge de votre salarié comme j’ai pu le lire parfois dans des chartes.  Vous seriez dans l’illégalité et vous vous exposez à un joli redressement.

Frais de repas et de transport

Même si votre salarié est en télétravail, il conserve ses droits acquis et ses avantages comme un salarié “classique” au bureau. Attention de ne pas vous retrouver en situation de discrimination.

Par exemple les tickets-restaurants restent acquis : on ne les supprime pas aux télétravailleurs

De la même façon, le remboursement des frais de transport n’est pas remis en question.

Si votre salarié télétravail à 100% et ne se déplace plus, bien sûr, les frais de transport ne sont plus à prendre en charge.

Mais s’il se déplace pour voir des clients ou venir au bureau dans le cadre de ses missions, il peut toujours prétendre au remboursement de 50% de ses frais de transport. Cela serait illégal de ne plus prendre en charge la moitié des frais de ses déplacements, même si son nouveau lieu d’habitation est de son propre chef.

Pour conclure, oui la question des indemnités télétravail est complexe, car elle va dépendre de chaque entreprise et de sa maturité sur la question du télétravail. On peut avoir le sentiment de donner toujours plus à nos équipes, que cela entraîne plus de charges.

Le télétravail est une des solutions pour rendre votre entreprise plus productive, attirer des profils, fidéliser des collaborateurs, vous aider dans le développement de votre business.

C’est donc normal que les frais soient pris en charge.

Pour vos salariés, c’est également une preuve votre considération, de la reconnaissance de ce mode de travail.

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